۴ راهکار

ممکن است راهکار های افزایش بهره وری و کسب و کار بخشیدن رونق را کاربردی و قابل اجرا ندانید. اما در جامعه امروز، تعداد افرادی که با به کار گیری تکنیک‌ ها، استراتژی و ابزار به افزایش بهره وری خود و در نهایت داشتن یک زندگی مرفه و ایده آل رسیده اند بسیار زیاد است.

این افراد گاه به دادن مشاوره و فروش ایده های خود به افراد آماتور می پردازند اما متاسفانه برخی از آن ها در این مسیر به ارائه تکنیک و راهکارهای نادرست و کاملا غیر علمی روی می آورند. در این مقاله قصد داریم به بررسی چهار تکنیک معروف در افزایش بهره وری بپردازیم که کاملا تاثیر عکس دارند و در بهره وری و موفقیت شما هیچ تاثیری نمی گذارند.

البته لازم به ذکر است برخی از این موارد ممکن است برای افراد موفق جواب داده باشد، اما در مجموع فروختن آن ها به عنوان تکنیک های حل تمام مشکلات و افزایش ۱۰۰ درصد بهره وری، چیزی جز کلاه برداری نبوده است.

متد اول: بر روی مهمترین اولویت کاری خود کار کنید

فرض کنید ساعت ۹ صبح است. بر روی صندلی در کنار میزتان نشسته اید و به ۵ کاری که باید تا پایان روز انجام دهید نگاه می کنید. مطمئنا در بین این موارد تعدادی مهمتر و تعدادی نیز کم اهمیت هستند، همچنین ممکن است یکی از این کارها مهمترین نقش و اولویت را داشته باشد.

بر خلاف این ایده محبوب و غلط که می گوید “ابتدا مهمترین و سخت ترین مورد را انتخاب و انجام دهید”، امروزه علم روانشناسی نظر دیگری دارد. بر طبق تحقیقات انجام شده و نتایج بدست آمده، روانشناسان معتقدند که فرد باید با به اتمام رساندن کار های کوچک تر و ساده انرژی مضاعفی جهت به اتمام رساندن مهمترین کار روزانه با سرعت و کیفیت بالا بدست آورد.

ترسا آمبایل، مسئول بخش مصاحبات بیزینسی هاروارد، می گوید:

کارمندان چه به دنبال حل یک مشکل علمی بسیار بزرگ و اسرارآمیز باشند و یا چه بخواهند به راحتی یک محصول با کیفیت را تولید کنید یا سرویسی ارائه دهند، یک پیروزی و موفقیت کوچک در روز می تواند نحوه احساس خود پیرامون عملکردشان را تغییر دهد.

در برخی از کتاب ها گفته شده است که همین پیروزی های کوچک با ترشح دوپامین در بدن می تواند مقدمه ای برای دستاوردهای بزرگ تر باشد. این هورمون شیمیایی یک ابزار جهت نشان دادن میزان اشتیاق شما (motivation) می باشد. حتی می توانید با ساختن عادت های کوچک و ساده و پشت سر گذاشتن آن ها، ترشح دوپامین را افزایش داده و در نهایت اشتیاق خود جهت دستاوردهای بزرگ تر را افزایش دهید.

پس در نهایت پیشنهاد ما چیست؟ وقتی به سر کار رفتید، قبل از رفتن به سراغ پروژه کاری سنگین و بزرگ خود سعی کنید دستاوردهای کوچک تر را به پایان برسانید.

متد دوم: صندوق دریافت (Inbox) خود را به سرعت خالی کنید

یکی از پرطرفدارترین و فراگیرترین متودهای افزایش بهره وری، Inbox Zero است که از فرد می خواهد صندوق ورودی خود را با بیشترین سرعت ممکن خالی نمایند و ایمیل هایشان را خیلی سریع در پوشه های مختلف دسته بندی کرده و بعدا مورد بررسی قرار دهند.

اما مشکل بزرگ در این متود معروف چیست؟ اگر سعی کنید با عجله به مقابله با صندوق دریافت خود و ایمیل ها بپردازید، در نهایت وقت بیشتری را بر روی ایمیل ها صرف کرده اید!!

در یکی از مقالات اخیر، کال نیوپرت،این رویداد را “بی کفایتی متقابل” نامیده است. در واقع شما به جای اینه با حوصله و تک تک موارد را پشت سر بگذارید، با عجله خود بی کفایتی را در شخصیت درونیتان ایجاد می کنید. در این صورت شما پاسخ هایتان به هر درخواست و ایمیل را به کمتر از ۵ جمله می رسانید و این موجب از قلم انداختن اطلاعات و نکات مهم می شود. در کلامی دیگر، این پرسش و پاسخ های پی در پی موجب بی کفایتی و کاهش صرفه جویی در زمان می شو.د

نیوپرت همچنین می گوید:

وقتی اکثر مردم ( به علاوه خودم) ایمیلی را چک می کنند، اکثرا جنبه سنجش اشتباهی را مورد تمرکز خود قرار می دهند: سرعت در به اتمام رساندن پیام ها!

تمرکز بر این جنبه (سرعت) ممکن است در همان لحظه حس خوبی را به فرد القا کند – بدین معنی که شما دارید دستاوردی را کسب می کنید-  اما اثرات جانبی این عادت کمترین استفاده و ارزش را خواهند داشت.

اما راه حل چیست؟ ما باید به ایمیل ها طوری پاسخ دهیم تا با هر پاسخ به دنبال هدف غایی و موفقیت آمیز باشیم تا اینکه بخواهیم زودتر صندوق ورودی خود را خالی کنیم. پس به جای ایمیل های رفت و برگشتی زیاد، سعی کنید نهایتا در دو ایمیل به هدف نهایی و نتیجه برسید.

پس این متود که هرچه زودتر صندوق اینباکس خود را خالی کنید را همیشه نادیده بگیرید. به جای آن وقت بیشتری گذاشته و نحوه ای پاسخ دهید که جلوی پرسش های آینده و احتمالی را بگیرد. این کار تعداد ایمیل های ورودی شما را کمتر کرده و در بلند مدت وقت کمتری را از شما می گیرد.

متد سوم: نوشتن یک لیست بزرگ از کارها (To-Do List)

من یک بار این کار را انجام دادم. کاغذ و خودکاری برداشتم و ذهنم خودم را از تمام اهداف کوتاه و بلند مدت خالی و تمام کارها و اهدافم خالی کردم. در واقع بسیاری از افراد پیشنهاد می کنند تا این کار را انجام دهید و به عبارتی به ذهن خود “فضایی برای تنفس” هدیه کنید. این لیست شامل موارد زیر می شد: کار های کی باید انجام می دادم، دوست داشتم انجام دهم و کارهای تکراری که در انتظارم هستند.

اما مدتی بعد ذهنم پر از اضطراب و ترس شد. نفس کشیدن با کمی مشکل پیش می رفت و این واقعیت که در لیست مربوطه ۳۴۲ هدف و کار در انتظارم هست من را به شدن به هیجان و اضطراب کشانده بود.

کاغذ و قلم برداشته و هر کاری را که می خواهید انجام دهید یادداشت کنید

در واقع، این ایده مرا کاملا افسرده و هراسان ساخته بود. پس ایده خوب و کاربردی در این بخش چیست؟ روانشناسان می گویند افراد به یک لیست از تمام کارها و اهداف خود نیاز ندارند، بلکه باید از کاری که قرار است به زودی به انجام برسانند اطلاع داشته باشند.

متد چهارم: در اندوهی از وحشت و ناراحتی به کار خود ادامه دهید!

وینستون چرچیل یک عبارت معروف دارد که می گوید: حتی اگر به سمت جهنم می روید، به حرکت خود ادامه دهید. این ایده در کل بد و غیر کاربردی نبوده است ( البته منظور او از این جمله، در کاربرد دیگری بوده است). گاهی که در اوقات کار به مشکلی بر می خورید و این موضوع ادامه می یابد ممکن است عصبی و گاه هراسان شوید. با این حال ادامه دادن به راه خود ممکن است تاثیرات بدی در آینده داشته باشد.

اگر همیشه خسته هستید، نمی توانید به راحتی از جای خود بلند شوید، تصمیمات نا سالمی برای زندگی خود می گیرید و نمی توانید از زندگی لذت ببینید، احتمالا مشکلی که در پاراگراف قبل به آن اشاره شد را تجربه کرده باشید و این ها همه اثرات همان تصمیم و متود اشتباه بوده باشد.

در نهایت پیشنهاد ما این است که به جای توجه به این متودهای کلاسیک و قدیمی به نظرات دانشمندان و روانشناسان توجه کنید تا بتوانید زندگی بهتر و با بهره وری بالا را تجربه کنید. امیدواریم این مقاله مورد نظر و کاربرد شما واقع شده باشد و در نهایت در خدمت افزایش بهره وریتان باشد.